Según Ricky Sundrani, socio especializado en la gestión de precios en Everest Group, muchas empresas no pueden medir el verdadero valor de sus inversiones en la nube porque no tienen una visión completa de su consumo, sus gastos y sus oportunidades de optimización. Andy Sealock, socio principal en asesoramiento y transformación en West Monroe, coincide: “Muchas empresas se han visto sorprendidas por gastos superiores a lo previsto, lo que ha impactado en los casos de negocio que respaldaban sus programas”.
De hecho, ¿sabías que más de dos tercios de las organizaciones desconocen el valor total de sus inversiones cloud?.
Esto se debe a que, al migrar, hay factores que se pasan por alto y que aumentan los costos, como cargas de trabajo no optimizadas, políticas de gestión de demanda ineficientes o gastos inesperados. Por ello, es fundamental tener una planificación adecuada y un control riguroso de los costos en la nube. Veamos cómo puedes beneficiarte de estrategias de este tipo.
Beneficios de la gestión de costos de la nube
- Planificación: ️las estrategias de gestión de costos te permiten planificar la migración o la operatividad según prioridades comerciales y aplicativas.
- Previsibilidad: estrategias de esta naturaleza te permiten prever gastos y conocer el presupuesto destinado a infraestructura. Asimismo, te ayudan a establecer principios rectores y objetivos claros para la utilización de la nube. Esto es importante para alinear incentivos y responsabilizar a los líderes.
- Uso eficiente: la gestión de costos pone a tu alcance herramientas destinadas a evaluar la volatilidad de la demanda y adaptar tus recursos según sea necesario. El resultado es un uso más eficiente de tu infraestructura.
- Mejora del rendimiento: una planificación bien ejecutada te ayuda a detectar y automatizar tareas de bajo valor para que puedas enfocarte en iniciativas estratégicas.
- Mayor visibilidad: ️implementa herramientas de monitoreo y administración para controlar costos y gestionar riesgos. Ajusta licencias de software y tarifas para maximizar ahorros y evitar compromisos a largo plazo.
Desafíos en la Gestión de Costos en la Nube
Pese a los beneficios de la gestión de costes en la nube, hay desafíos que superar para maximizar el valor real de las inversiones. Algunos de estos son:
- Visibilidad insuficiente: la falta de visibilidad del gasto en la nube puede dar lugar a costos ocultos y malentendidos sobre los gastos. Para superar esta barrera, es necesario disponer de información. Las herramientas de gestión que cada proveedor pone a disposición de sus usuarios son de gran ayuda para ello.
- Previsiones presupuestarias imprecisas: los costos en la nube suelen variar por diversos factores (por ejemplo, según la demanda de recursos). Esto puede generar ruido y dificultar la generación de estimaciones. Las herramientas de gestión de costes basadas en datos históricos son muy útiles para aumentar la previsibilidad.
- Roles mal definidos: si no se centralizan las licencias, si no se delega la autoridad para decidir y si no se asignan las tareas con claridad, se pueden generar costos innecesarios. Por eso, es importante establecer roles y metas concretos para separar a quienes se ocupan del núcleo del negocio de quienes se encargan de la infraestructura.
- Complejidad de la facturación: el equipo financiero debe gestionar la facturación de la nube y cada departamento debe comprender su estructura de costos para evitar gastos innecesarios.
Acciones para Optimizar la Inversión en la Nube
Hay que ser muy claros con algo. Aunque la nube ofrezca escalabilidad, eficiencia, seguridad, confiabilidad y la posibilidad de optimizar costos, estos beneficios no se obtienen de la noche a la mañana. Por el contrario, requieren una gestión activa y consciente. ¿El problema? Esto último necesita de tiempo y, sobre todo, de recursos. Por esta razón, la optimización de costos empresariales comienza con el conocimiento compartido del equipo sobre las herramientas, los procesos y las dependencias necesarias para actuar de manera inteligente. También debes tener en claro que las decisiones de cualquier influyen en el control de costos, en el ciclo de vida de adopción y en las operaciones a largo plazo. De esta manera, es muy importante contar con claridad estratégica. Sin embargo, no es lo único a lo que debes prestarle atención.
¿Qué otras acciones ayudan a maximizar el valor de las inversiones en la nube?
- Reúne un equipo multifuncional: una gestión de costos eficientes requiere de la estrecha participación de las unidades comerciales y los equipos de desarrollo para evitar ineficiencias y gastos innecesarios. También implica formar un equipo multidisciplinar que involucre a todas las partes interesadas en el proceso de transformación en la nube, para evitar errores y fallos en la comunicación.
- Define líneas de base y expectativas realistas: las organizaciones deben tener una comprensión completa de los beneficios que esperan obtener de la nube y ser conscientes de los recursos con los que cuentan actualmente.
- Crea un caso de negocio integral: la migración debe ser considerada como un proceso de modernización para evitar costos a largo plazo. Evita tomar atajos que te generen problemas estructurales y gastos adicionales.
- Lee los detalles del contrato: la comprensión completa de los términos del contrato de la nube es fundamental para evitar sorpresas o malentendidos sobre límites y tarifas. A veces puedes pensar que tu uso es normal cuando en realidad el proveedor lo considera excesivo. Busca claridad técnica y contractual para maximizar el valor de tu inversión.
- Se cauto con los compromisos mínimos: a la hora de operar en la nube es fundamental evitar generar volúmenes o niveles de gasto excesivos.
- No dejes partes de la nube sin transformar: adopta servicios nativos, refactoriza aplicaciones y mantén una filosofía abierta a la modernización de los procesos internos y externos de tu organización.
- Invierte en una plataforma de gestión en la nube: utiliza herramientas que ofrezcan visibilidad en tiempo real de tus consumos y gastos para evitar facturas inesperadas y gestionar eficientemente tu actividad.
- Contrata talento que tenga experiencia en la gestión de la nube: esto te permitirá implementar herramientas y diseñar políticas efectivas que mantengan los costes a raya.
- Toma en serio la gestión de la demanda: establece políticas claras para el uso de la nube, comunica y haz cumplir estas políticas para evitar expansiones no controladas.
- Aborda los sobrecostes de inmediato: identifica y resuelve de inmediato los costos inesperados para evitar que se conviertan en un problema mayor.
- Monitoriza y mide continuamente el valor de la nube: establece acuerdos de nivel de servicio y reevalúa periódicamente la estrategia para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
- Comprende que el manejo de la infraestructura no es el core de tu negocio: debes adaptar la gestión a las necesidades específicas de tu empresa. Podríamos compararlo con hacer una dieta que sacamos de una revista para bajar de peso, en lugar de ir al médico y hacer un plan a medida de nuestra necesidad con un profesional de la salud. En el primer caso, la dieta puede ser genérica y no adaptarse a las necesidades específicas de cada persona. En cambio, en el segundo caso, el plan se adapta a cada individuo y se enfoca en sus requerimientos concretos. Esto es lo que deberías buscar siempre: ayuda personalizada para gestionar tu infraestructura y que te brinde la posibilidad de enfocarte en el core de tu negocio. Así, podrás ser más productivo y proteger tu inversión.
Ejemplos de estrategias de optimización de Costos. El caso AWS.
Como hemos visto, los proveedores cloud ofrecen múltiples herramientas que te ayudan a controlar tu nivel de gasto en la nube. ¿Cuáles son algunas de ellas? Veamos el caso de AWS (Amazon Web Services). Este es un ejemplo particular de cómo se pueden aplicar herramientas de optimización de costos en la nube. AWS ofrece una variedad de desarrollos que ayudan a los usuarios a reducir costos y cumplir con los objetivos que vimos previamente. Entre los más importantes se encuentran:
- AWS Cost Explorer: una herramienta que brinda información sobre los patrones de gasto en AWS a lo largo del tiempo, permitiendo predecir los costos futuros, identificar áreas para una revisión detallada, observar la utilización de instancias reservadas y recibir recomendaciones de mejora.
- AWS Trusted Advisor: ofrece identificación en tiempo real de áreas para la optimización potencial. Proporciona recomendaciones para reducir costos, mejorar el rendimiento y la seguridad de las aplicaciones en la nube.
- AWS Budgets: permite establecer presupuestos personalizados y recibir alertas cuando el costo o el uso superen el límite establecido, basándose en etiquetas, cuentas y tipos de recursos.
- Amazon CloudWatch: es una herramienta que puede recolectar y rastrear métricas, monitorear archivos de registro, establecer alarmas y reaccionar automáticamente a los cambios en los recursos de AWS.
Por otro lado, Azure también ofrece servicios como Azure Cost Management que permiten alinear los modelos de costos y de previsión mediante la creación de presupuestos personalizados. Además, mientras se optimizan los costos, la seguridad y protección de los datos también deben mantenerse como prioridad. Herramientas de ciberseguridad como la autenticación de múltiples factores (MFA) son importantes para ello.
Cloud Cost Management: protege tu inversión
En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, es fundamental adoptar estrategias efectivas para maximizar la inversión en la nube. La gestión eficaz de costos, la optimización de recursos, la comprensión de los acuerdos y la priorización de la seguridad son componentes críticos para alcanzar el máximo valor de las inversiones en la nube. También, las empresas deben reconocer la importancia de la planificación estratégica, la continua revisión de acuerdos y el aprovechamiento de herramientas tecnológicas para monitorear, controlar y optimizar los gastos en la nube. La colaboración estrecha entre los equipos de TI, las unidades comerciales y el personal de desarrollo es esencial para asegurar una migración efectiva y una gestión sostenible de la infraestructura en la nube.
Además, el uso de plataformas y herramientas especializadas, junto con la contratación de talento especializado, permitirá a las empresas no solo maximizar sus inversiones en la nube, sino también potenciar la eficiencia operativa, la agilidad y la innovación.
¿Lo más relevante? Como se ha dicho, debes comprender que el manejo de la infraestructura no es el core de tu negocio: debes adaptar la gestión a las necesidades específicas de tu empresa. Para ello, un partner cloud como Nublit es un recurso invaluable.
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No dejes que los costos se disparen sin control. La clave para una estrategia de costos exitosa es planificar y prepararse con anticipación. Sin embargo, no es fácil hacerlo solo. Por ello, en Nublit te ofrecemos asesoramiento personalizado de parte de los mayores especialistas en la materia.
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